Le décret n° 2021-300 du 18 mars 2021 portant application de l’article 1er de la loi n° 2019-486 du 22 mai 2019 relative à la croissance et la transformation des entreprises apporte des précisions sur la mise en place de l’organisme unique qui centralisera les demandes de création, les modifications ou les cessations d’entreprise.
L’article L. 123-33 al. 1 du code de commerce tel que modifié par la loi pacte de 2019 dispose que :… « toute entreprise se conforme à l’obligation de déclarer sa création, la modification de sa situation ou la cessation de ses activités auprès d’une administration, d’une personne ou d’un organisme mentionnés à l’article L. 123-32 par le dépôt d’un seul dossier comportant les déclarations qu’elle est tenue d’effectuer. » Cet article précise ensuite que le dossier est déposé par voie électronique auprès d’un organisme unique désigné à cet effet.
Le décret du 18 mars 2021 précise les conditions de dépôt et de transmission par voie électronique du dossier unique auprès de l’organisme unique. La création de cet organisme se traduit par la disparition des CFE qui restent compétents jusqu’au 31 décembre 2022. Le décret contient donc des dispositions transitoires préfigurant l’organisme unique. Dans cette période transitoire, les entreprises pourront effectuer leurs déclarations auprès d’un service informatique, dénommé guichet électronique des formalités des entreprises (Déc. n° 2021-300, art. R123-30-14). A compter du 1er janvier 2023, en vertu de l’article R-121-5 du code de commerce, c’est « l’organisme unique » qui recevra le dossier unique de déclaration de création de l’entreprise et les éventuelles déclarations modificatives relative au conjoint du chef d’entreprise.
Cet « organisme unique » doit permettre aux entreprises de réaliser l’ensemble des formalités et procédures nécessaires à l’accès et à l’exercice de leur activité. Il doit recevoir à cette fin un dossier unique dont le contenu est précisé par l’article R.123-1 I (entrée en vigueur le 1er janvier 2023) du code de commerce :
« 1° Les déclarations relatives à leur création, aux modifications de leur situation ou à la cessation de leur activité, y compris les informations relatives au bénéficiaire effectif en application de l’article L. 561-46 du code monétaire et financier, que les entreprises sont tenues de remettre aux administrations, personnes ou organismes destinataires mentionnés à l’article L. 123-32 et dont la liste est établie par l’arrêté prévu à l’article R. 123-16 ;
« 2° Les demandes d’autorisation nécessaires à leur activité que les entreprises sont tenues de remettre aux autorités compétentes pour la délivrance de ces autorisations sauf si le déclarant souhaite déposer ces demandes directement auprès des autorités compétentes.
« Les inscriptions, d’office ou à la demande de tiers légalement ou judiciairement habilités, de mentions relatives à la création, aux modifications de la situation ou à la cessation d’activité, y compris celles intervenant au cours des procédures de sauvegarde ou de redressement ou de liquidation judiciaires, sont réalisées par les organismes destinataires après transmission, par leurs soins, du dossier à l’organisme unique, à l’exception des greffiers de tribunaux de commerce qui procèdent à l’inscription concomitamment à la transmission du dossier… »
Une fois ces informations recueillies, l’organisme unique les transmet aux organismes destinataires et à chacune des autorités habilitées à délivrer les autorisations d’exercer (R-123-1 II). Sauf exception, ces informations ne peuvent être transmises à des tiers.
Un guichet unique électronique des formalités des entreprises est destiné à faciliter les démarches et à suivre l’instruction du dossier (https://www.guichet-entreprises.fr/fr/). L’Institut national de la propriété industrielle (INPI) a été désigné par un décret du 30 juillet 2020 comme opérateur et gestionnaire du guichet unique électronique pour gérer les services informatiques relatifs aux formalités des entreprises. Ce guichet doit fournir divers renseignements relatifs aux qualifications professionnelles, l’accès aux activités de service et leur exercice et aux formalités de constitution des sociétés.
De manière générale, le dossier qui doit être transmis à l’organisme unique contient «
« 1° L’ensemble des informations renseignées par le déclarant ;
« 2° Le cas échéant, les demandes d’autorisation mentionnées au 2° du I de l’article R. 123-1 nécessaires à l’exercice de l’activité ;
« 3° Les pièces numériques ou numérisées exigées, sauf s’il s’agit de pièces devant être fournies en original et établies sur support papier ;
« 4° Lorsque la déclaration de création ou de modification de situation et, le cas échéant, les demandes d’autorisation donnent lieu à la perception de frais, le justificatif de règlement de ces frais, selon des moyens communiqués au déclarant… »
L’article R-123-4-I du code de commerce donne également une liste des informations indispensables à l’exercice de leurs prérogatives par les organismes destinataires ou à l’immatriculation au sein des registres ou des répertoires d’entreprises. Ces informations sont relatives aux créations d’entreprises ou encore aux modifications de la situation de l’entreprise et aux cessations d’activité.
Pour les personnes physiques, un contrôle de l’identité des éléments déclarés avec ceux figurant dans le répertoire national d’identification des personnes physiques est effectué auprès de l’INSEE (C. com. Art. R-123-4 II 3ème al.)
En principe, une signature électronique simple suffit pour procéder aux démarches. Mais certaines d’entre elles supposent une signature électronique avancée (C. Com., art. R.123-6).
Une fois les informations transmises aux organismes destinataires, ceux-ci accusent réception et vérifient la complétude des informations transmises.
A titre d’exemple, l’organisme unique communiquera au greffe du Tribunal de commerce compétent les informations transmises pour la création d’une société. Le nouvel article R-123-83 du code de commerce issu du décret du 18 mars 2021 dispose que :
« Toute inscription au registre du commerce et des sociétés concernant le début ou la cessation d’activité, les modifications de la situation ou la radiation d’une personne physique ou morale est réalisée par le greffier sur déclaration reçue du déclarant par l’intermédiaire de l’organisme unique mentionné à l’article R. 123-1. »
Mais une inscription peut également être réalisée d’office par le greffier. Dans ce cas : « Toute inscription d’office par le greffier s’accompagne d’une déclaration effectuée concomitamment par ses soins auprès du guichet unique électronique mis en œuvre par l’organisme unique mentionné à l’article R. 123-1, conformément aux dispositions du même article. Cette déclaration est réalisée préalablement à toute diffusion ou mise à disposition de ces informations à des tiers, sans préjudice de la communication prévue aux articles R. 123-150 à R. 123-154-1. »
L’article R.123-27 al. 3 précise par ailleurs que « Ces organismes et autorités informent l’organisme unique de leurs décisions d’acceptation, de rejet, ou de demande de transmission additionnelle d’informations ou de pièces, ainsi que des éventuels dépassements des délais prévisibles de traitement. » L’alinéa 4 et 5 ajoutent : « Dans le cas d’une demande de transmission additionnelle d’informations ou de pièces, ils informent l’organisme unique de la liste des éléments complémentaires que le déclarant doit faire parvenir par son intermédiaire. Dans le cas d’une décision de rejet, ils informent l’organisme unique de ses motifs ainsi que des délais et voies de recours. »
L’article R.123-6 al. 4 du code de commerce prévoit que le déclarant en est informé par l’organisme unique : « En cas de demande additionnelle formée par un organisme destinataire ou une autorité compétente, l’organisme unique indique au déclarant les informations et pièces complémentaires nécessaires à l’instruction du dossier, que celui-ci doit transmettre par son intermédiaire, ainsi que, en cas de dépassement du délai prévisible de traitement, les motifs invoqués par l’organisme ou l’autorité mentionnés ci-dessus. »
Toutefois, l’Organisme unique ne juge pas du bien-fondé des demandes. Différentes dispositions conduisent à cette conclusion. Mais l’article R.123-11 enfonce le clou : « Les organismes et autorités destinataires des déclarations et des demandes d’autorisation sont seuls compétents pour en contrôler la régularité ou en apprécier la validité. »
Quant aux frais éventuels, le déclarant les paye à l’organisme unique qui se charge de les attribuer à qui de droit.
Ce traitement numérique des demandes trouve cependant ses limites lorsque des originaux doivent être adressés à un organisme. Dans ce cas, « le déclarant joint au dossier défini à l’article R. 123-3 du présent code une copie numérisée des pièces concernées, et dépose les originaux, accompagnés d’une édition de l’accusé de réception électronique, aux organismes ou aux autorités concernés ». (C. Com, art. R.123-6 al. 4 du code)
Enfin, certaines dispositions sont relatives aux données communiquées. Tout d’abord, l’article R.123-9 du code de commerce donne la possibilité au déclarant d’utiliser un service de conservation provisoire des données proposé par l’organisme unique. A l’issue de la période de conservation provisoire d’une durée maximale de douze mois, il est procédé à l’effacement de toutes les données et de tous les fichiers concernant le déclarant sur les supports informatiques où ils figurent, le déclarant en étant avisé préalablement par voie électronique. Par ailleurs, l’article R. 123-13 du code de commerce dispose que « L’organisme unique ne peut conserver au-delà des délais nécessaires à la transmission prévue à l’article R. 123-7 le support de la déclaration, les renseignements qu’elle contient, les pièces relatives à celle-ci ainsi que, le cas échéant, les pièces relatives aux procédures d’autorisations requises. Toutefois, les renseignements destinés à être portés sur un registre de publicité légale peuvent être conservés par l’organisme unique pendant un délai de trois ans. »
Ces mesures de simplification pourront sembler à certains comme n’en portant que le nom. Les déclarants perdus pourront certes s’adresser notamment aux professionnels du droit pour les accomplir. Ils pourront également trouver de l’aide auprès des chambres de commerce dans les conditions prévues par l’article R. 123-14.-I du code de commerce.
